گزارشات سیستم تامین اطلاعات ( تلفیقی ) جهت تصمیم گیری مدیران است ( صرافی زاده ، ص ۵۸-۵۹: ۱۳۸۳)

۲ – ۲۰ نقش فناوری اطلاعات در سازمان

تاثیر اتوماسیون در مرحله اول جایگزین کردن سرمایه به جای نیروی کار انسانی است .. تاثیر نظام اطلاعات پیشرفته این است که کارمندان و مدیران را در تصمیم گیری موثر تر یاری می دهد . اثر تغییر زمانی حاصل می شود که موسسه تصمیم می گیرد تا فرایند خود را مهندسی مجدد کند تا به کارکرد بالاتری دست یابد ( صرافی زاده ، ص ۳۰ : ۸۳)
فناوری اطلاعات می تواند علاوه بر رشد در آمد ها و کاهش هزینه ها مزایای متعددی برای سازمان به همراه داشته باشد:

• • توانایی کسب اطلاعاتی که در گذشته مکان پذیر نبوده است .

• • کسب اطلاعات به هنگام و به موقع

• • بهبود عملیات سازمان

• • توانایی انجام محاسباتی که قبلاً میسر نبوده است .

• • بهبود در کیفیت و دقت در کار ها

• • بهبود تصمیم گیری

• • ارتباطات و هماهنگی بیشتر در سطح موسسه

• • بهبود خدمات مشتریان

• • ایجاد پیوند میان مشتریان و تدارک کنندگان کالا

• • کاهش زمان فرایند کار

• • پشتیبانی از استرتژیهای سازمان

• • بهبود رقابت

• • بهبود و طراحی مجدد فرایند های کار

• • سازماندهی و طراحی مجدد سازمان از طریق متغیر های فناوری اطلاعات ( صرافی زده ، ص ۳۵ : ۱۳۸۳)

۲ – ۲۱ ابعاد و جنبه های گوناگون فناوری اطلاعات

در عصر نوین سازمانها در ابعاد و جنبه های مختلف به طور چشمگیر بر اطلاعات تاکید دارند . اطلاعات قدرت است و هر کسی از آن برخوردار شود ، صاحب قدرت است . شرایط متغیر محیطی نیاز به اطلاعات را بیش از پیش نشان می دهد و این امر ضرورت جمع آوری ، ثبت ، پردازش و نیز توزیع اطلاعات را در سطوح مختلف سازمان دو چندان می سازد . اطلاعات مفهومی نسبی است و ویژگیهای خاصی را به خود اختصاص می دهد . این ویژگیها بسته به سطح سازمانی متفاوت می باشند . جدول ویژگیهای اطلاعات و سطوح سازمان ( صرافی زاده ، ۸۳ )

۲ – ۲۲ طبقه بندی سیستمهای ا طلاعاتی بر اساس نوع حمایتها

سیستم های پردازش تعامل
از پردازش سطوح عملیاتی که ماهیتی تکراری و حجم عظیمی از داده را در بر می گیرد . حمایت می کنند.
سیستم های گزارشات مدیریت
از فعالیتهای بخشی و نیز مدیران سطوح امنیت ازطریق ارائه اطلاعات و گزارشات تلفیقی حمایت می کند .
سیستم کارکنان دانش
این سیستمها جهت حمایت از کارکنان دانش و حرفه ا ی طراحی می شوند .
سیستمهای پشتیبانی تصمیم گیری
فرایند تصمیمات مدیران و از طریق تحلیل مسائل پشتیبانی می کنند .
سیستمهای اتوماسیون اداری
از طریق بکار گیری تکنولوژی اطلاعات مور دفتر را پشتیبانی می کند .
سیستمهای پشتیبانی مدیران ارشد (اجرایی)
به منظور پشتیبانی کامل از فرایند تصمیمات به صورت هوشمند طراحی می شود .
سیستمهای خبره
به منظور پشتیبانی کامل از فرایند تصمیمات به صورت هوشمند طراحی می شود .
سیستمهای پشتیبانی تصمیمات گروهی
این سیستمها به منظور پشتیبانی از افرادی که در تصمیم گیریهای گروهی مشارکت دارند ، طراحی می شوند ( صرافی زاده ، ۸۳)

۲ – ۲۳ اتوماسیون اداری

یافتن تعریفی مشخص سیستم های اتوماسیون اداری تعریف مشخصی ندارند بلکه تعریف آنها منحصربه تعیین دیدگاه های کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است . در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم .
اتوماسیون اداری ، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیر رسمی بوده که به بر قراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود .کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی ، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد و ارتباطات اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی (۱۹۹۸)، RAYMOND ) سیستم های اطلاعات اداری (OIS=PFFICE INFORMATION (SYSTEM ) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می کند . سیستم های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت ( MIS ) است که ابزار هایی را برای ارتباطات و هماهنگی ما بین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می کند. ( ۱۹۹۲ ، ZWASS ))

۲ – ۲۴ مزایا و معایب اتوماسیون اداری

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها ، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن مربوط ، به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آنها است . به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد .
به طور کلی ، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و غیر مستقیم تقسیم می شود .