آژانس‌ها‌ی مسافرتی به وسیله اپراتور‌ها‌ی تور، نحوه گذراندن تعطیلات و ترتیبات یک سفر سفارشی را ساخته و بر اساس آن تماس با مشتری را سازماندهی و بررسی میکنند.
آژانس‌ها‌ی مسافرتی از طریق نرم افزار رایانها‌ی بلیت هواپیما و هتل را برای مشتریان رزرو نموده و برای کرایه خودرو و سفر‌ها‌ی تفریحی پیشنهادها‌یی مینمایند.

آژانس‌ها‌ی مسافرتی در مورد گذرنامه، واکسیناسیون مورد نیاز قبل از ورود به کشور مقصد، روادید و بیمه مسافرتی به مشتریان پیشنهادها‌یی مینمایند. آژانس‌ها‌ی مسافرتی پس از فروش بلیت تماس مشتریان را با تور اپراتور‌ها‌ برقرار مینمایند.
آژانس‌ها‌ی مسافرتی با شرکت‌ها‌ی هوایی پس از فروش تعامل مالی دارند.
آژانس‌ها‌ی مسافرتی گاهی در روز‌ها‌ی تعطیل و بیش از پنج روز اداری هفته ( شنبه تا پنجشنبه ) و ساعات معمول روزانه کار میکنند.
محیط دفاتر، میز‌ها‌ی کار و محل نشستن برای مشتریان جذاب و انجام کار‌ها‌ به سرعت با رایانه انجام پذیرفته و برای کارکنان از یونیفرم مناسب و زیبا استفاده میشود.
آژانس‌ها‌ی مسافرتی جهت بهبود کیفیت کار و افزایش دانش کاری برای کارکنان دوره‌ها‌ی آموزشی کوتاه مدت را فراهم میآورند.
باید دارای مهارت‌ها‌ی ارتباطی عالی و برخورد دوستانه و مودب بوده و از کارکردن با مردم و فروش لذت ببرند.
باید به جغرافیا و سفر علاقه داشته و مقاصد مختلف در سراسر جهان را بشناسند.
باید هنگام برخورد چهر‌ها‌ی مطمئن داشته باشند.
باید دارای مهارت‌ها‌ی رایانها‌ی باشند.
باید فروش بلیت را خوب بدانند.
باید انعطاف پذیر و سازگار باشند.
باید حتی زمانی که تحت فشار هستند موثر، آرام و صبور باشند.
باید به عنوان بخشی از یک گروه در کار گروهی خوب کار کنند.
باید با توجه به تجربه خود و توان مالی مشتریان آن‌ها‌ را راغب به سفر برای تفریح و گذراندن تعطیلات یا انجام کسب و کار کنند.
نخستین آژانس‌ها‌ی خدماتی و مسافرتی
شرکت کاکس و پادشا‌ها‌ن (Cox and Kings Co) یکی از قدیمیترین آژانس مسافرتی در جهان و به عنوان آژانس مسافرتی مدرن برای اولین بار در بریتانیا مشغول فعالیت بوده و خدمات خود را از نیمه دوم قرن نوزدهم به مشتریان ثروتمندش در ارتباط با راه آهن میدلند ارائه نموده است ، با توسعه تور نه تنها‌ خدمات تور خود را به عموم مردم فروخته بلکه نمایندگی شرکت‌ها‌ی گردشگری دیگر را نیز داشته است. از قدیمیترین آژانس‌ها‌ی مسافرتی در شمال امریکا، شرکت Brownell travel است که در تاریخ ۴ ژوئیه ۱۸۸۷ ، مسافران را در قالب تور به اروپا اعزام میکرده است.
گرایش آژانس‌ها‌ی مسافرتی با توسعه صنعت هوانوردی تجاری در ابتدا تا حد زیادی معطوف به مشتریان طبقه متوسط و بالا بود و آژانس‌ها‌ به عنوان عاملین شرکت‌ها‌ی هوایی وظیفه فروش خدمات سفر از طرف تامین کننده آن خدمات را داشتند و بر خلاف کسب و کار خرده فروشان دیگر دارای نقش دوم یعنی حفظ ثبات ارزش سهام شرکت‌ها‌ی هوایی بودند، در فرایند کاری آن‌ها‌ بسته تعطیلات با یک بلیت از شرکت هوایی به درخواست مشتری خریداری شده و به آنان ارائه میشد و سود آژانس به صورت کمیسیون به آژانس مسافرتی پرداخت میگردید.
در برخی از کشور‌ها‌، خطوط هوایی دادن کمیسیون به آژانس‌ها‌ی مسافرتی را متوقف کرده‌اند، با این حال برخی از شرکت‌ها‌ هنوز هم درصد تعیین شده برای فروش بلیت را به آن‌ها‌ میدهند.  چرا که اگر آن‌ها‌ به فروش هزار بلیت با نرخ ارزانتر اقدام کنند، بهتر و سودآورتر از فروش صد بلیت با نرخ و هزینه بالاتر در دفاتر آن‌ها‌ است و مزایای فرایند همکاری نیز برای هر دو طرف است مثلاً در ایالات متحده، کمیسیون پرداخت نمیشود و بیشتر شرکت‌ها‌ی هواپیمایی معمولاً هزینه خدمات را به قیمت خالص بلیت میافزایند.
برای آژانس‌ها‌ فرایند کاری تجاری میتواند شامل : بسته‌ها‌ی برنامه ریزی شده و زمان بندی شده برای سفر، فروش بلیت و بیمه ، اجاره خودرو، کتاب راهنمای سفر و خدمات در محل، خرید و فروش ارز در تعطیلات باشد.
اکثر آژانس‌ها‌ی مسافرتی برای تضمین و حفاظت از حقوق خود و مشتریان در برابر بحران‌ها‌ی اقتصادی و پیشگیری از شکست تجاری در تبلیغات، هزینه معادل روز‌ها‌ی تعطیلات را که مشتریان در صورت بروز مشکلات در برنامه سفر از دست بدهند به آن‌ها‌ بازپرداخت مینمایند. بسیاری از آژانس‌ها‌ی انگلیس و آمریکا و اپراتور‌ها‌ تور و همکار انجمن بین المللی حملونقل هوایی یاتا International Air Transportation Associatio IATA ، سازماندهندگان سفر هوایی، انجمن نمایندگی‌ها‌ی سفر بریتانیا، جامعه آژانس‌ها‌ی مسافرتی آمریکا موارد فوق را سر لوحه کار خود قرار داد‌ها‌ند.
آژانس‌ها‌ و عاملین سفر توصیه‌ها‌ی بیطرفانه و کم هزینه سفر هوایی را از طریق بروشور به مشتریان خود ارائه میکنند و به توسعه مفهوم “سوپر مارکت تعطیلات"، تعطیلاتی متنوع و با صرفه اقتصادی را برای آن‌ها‌ فراهم مینمایند.
درآمد آژانس‌ها‌ی مسافرتی بر اساس دریافت درصد کمیسیون نسبت به میزان فروش بلیت و یا بار است، به این معنی که انجام رزرو و ذخیره جا توسط آنان و پرداخت غرامت ناشی از خسارات وارد شده به مشتریان از عملکرد و نحوه ارائه خدمات به وسیله شرکت‌ها‌ی: هواپیمایی، اجاره خودرو، خطوط کروز، هتل‌ها‌، راه آهن، تور‌ها‌ی گردشی و اپراتور‌ها‌ تور و غیره صورت میپذیرد.
در حال حاضر بسیار رایج است که شرکت‌ها‌ی تور گردان بزرگ به منظور کنترل توزیع و علاقه مشتریان، محصول و خدمات خود را در بازار برای خرید به زنجیر‌ها‌ی از آژانس‌ها‌ی مسافرتی بر اساس مناطق خاص، مرتبط و پخش مینمایند.
نگاه آژانس‌ها‌ی مسافرتی معمولاً به ویژگی‌ها‌ی بازار محلی از جمله نیاز‌ها‌ی منطقه و اهداف ساکنان یا یک گروه‌ها‌ی خاص از رفت و آمد و مسافرت و گروه‌ها‌ی علاقهمند به فعالیت‌ها‌ی ورزشی مانند فوتبال، گلف یا تنیس یا فعالیت‌ها‌ی دیگر است.
روش اول (سنتی) که معمولا آژانس‌ها‌ی مسافرتی اپراتوری بزرگتر متشکل از چند قسمت است که در خارج از محدوده آژانس‌ها‌ به صورت غیرمتمرکز، در محل با توجه به میزان مسافر واقع شده‌اند. روش دوم آژانس‌ها‌ی مسافرتی معمولاً کوچکتر و متمرکز و یک اپراتور مستقل است.
آژانس‌ها‌ی مسافرتی پرفروش متخصص در بازار و با توجه به حجم شرکت‌ها‌ی هوایی بازار، چند شرکت هواپیمایی و انواع سفر را ادغام میکنند که در این فرایند ممکن است انواع مختلف خدمات را ارائه دهند تا در یک نقطه مشتریان بتوانند به مجموعها‌ی از خدمات خاص آن‌ها‌ مانند پرواز‌ها‌ی زیاد، رزرو هتل‌ها‌ی مختلف یا اجاره خودرو و سایر خدمات دسترسی داشته باشند. گاهی اوقات خدمات موجود در بسته‌ها‌ی تعطیلات ترکیبی از سفر‌ها‌ به مکان و محل‌ها‌ی مختلف است. ارائه خدمات شرکت‌ها‌ فوق معمولاً به طور مستقیم در قرارداد به عامه مردم در سفر با اعطاء امتیازات به مقصد خاص صورت میپذیرد.
آژانس‌ها‌ی مسافرتی با استفاده از خدمات عمده سیستم‌ها‌ی نرم افزاری کامپیوتری رزرو شرکت‌ها‌ی هوایی، از جمله سیستم توزیع جهانیGlobal Distribution System GDS معروف مانند: گابریل، آمادئوس و… قادرند اقدام به فروش بلیت خطوط هوایی، رزرو هتل، اجاره خودرو و خدمات مرتبط دیگر با سفر نموده و از طریق بعضی از وب سایت‌ها‌، مسافرین را به صورت آنلاین بپذیرند. این امکانات به بازدید کننده اطلاعاتی را در مورد نرخ هتل‌ها‌ و بلیت شرکت‌ها‌ی مختلف هواپیمایی را به صورت رایگان جهت مقایسه ارائه نموده و آژانس‌ها‌ی مسافرتی را برای ترتیب دادن سفر بر اساس بسته‌ها‌ی پیشنهاد شده، امکانات موجود، قیمت و اطلاعات مورد نیاز دیگر کمک و راهنمایی میکند.
آژانس‌ها‌ به عنوان ارائه دهندگان خدمات مستقیماً در پورتال ادغام کننده خدمات سفر( اعم از خطوط هوایی مختلف و زنجیره هتل‌ها‌) بر روی اینترنت در یک وب سایت رزرو آنلاین را ارائه مینمایند. سود آن‌ها‌ از طریق دریافت کمیسیون از هتل‌ها‌ و خطوط هوایی است و اغلب نرخ‌ها‌ی ارائه شده ارزانتر از ارائه دهندگان اصلی خدمات بوده و با این روش معاملات عمده را برای ارائه دهندگان اصلی خدمات و نرخ ارزانتری را برای مشتریان خود فراهم میآورند.
در بریتانیا برخی از آژانس‌ها‌ی مسافرتی و متخصص بزرگ دارای زیر شاخه‌ها‌ی کوچک و مستقل و تعداد زیادی از کارکنان هستند که به عنوان HomeWorkers استخدام شده‌اند.
امروزه از طریق منابع مختلف مانند آژانس‌ها‌ی مسافرتی، وب سایت ، کمک‌ها‌ی آنلاین، مراکز تماس، ادارات فرودگاه، سیستم‌ها‌ی اطلاعات در دسترس کاربران شرکت‌ها‌ی بزرگ هوایی قرار میگیرد.
خطوط هوایی با بهره گرفتن از سیستم برنامه نویسی تحت وب و استفاده از تجارت الکترونیک و برون سپاری بخشی از خدمات جهت کاهش هزینه‌ها‌ اقدام به توزیع و فروش صندلی‌ها‌ی خود با فراهم آوردن رابطه رزرو، ابطال و استرداد بلیت برای مسافرین را فراهم نموده‌اند، مدیریت موجودی آن‌ها‌ بهبود یافته، تعداد کارکنان آن‌ها‌ کاسته شده، هزینه آن‌ها‌ کنترل شده و روند خروجی به طور چشمگیری بعد از استفاده از ویژگی‌ها‌ی این سیستم افزایش یافته است.
در صنعت سفر شرکت‌ها‌ی هواپیمایی و آژانس‌ها‌ی مسافرتی میکوشند تا به منظور ارتقاء و همچنین بازگشت سرمایهگذاری و یکپارچه سازی سیستم‌ها‌، فناوری زیرساخت‌ها‌ و فناوری برای پیادهسازی اتوماسیون و سرمایهگذاری در فناوری اطلاعات به عنوان عامل اصلی در ایجاد بهره وری، بهینه سازی و کاهش هزینه‌ها‌ و مدیریت درآمد از خدمات Business Process Outsourcing استفاده میکنند. با برون سپاری (BPO) و روند انجام مشاوره، ایجاد نقشه راه، برنامه ریزی، استراتژی تجارت الکترونیک، ادغام وب، برنامه‌ها‌ی واسط کاربردی، رشد فرصت‌ها‌ی نامحدود، خدمات بی عیب و نقص به این شرکت‌ها‌ در بازار جهانی بزرگ، به سادگی به گسترش کسب و کار آن‌ها‌ در مکان دیگر کمک میشود.
چالش‌ها‌ی عمده رو در روی آژانس‌ها‌ی خدماتی مسافرتی
در بریتانیا بیش از ۴۰،۰۰۰ آژانس مسافرتی وجود دارد که در چند سال گذشته، تعداد آن‌ها‌ عمدتاً به دلیل رشد رزرو اینترنتی و افزایش افراد استفاده کننده از این روش، رکود اقتصادی جهانی و کم شدن مسافرت رو به کاهش گذاشته است، برخی از آژانس‌ها‌ی مسافرتی با تجربه برای ادامه حیات و رقابت با تغییر شکل راهبردی کار و تمرکز بر کار مشارکتی و منابع دیگر، از طریق استفاده از کاربران اینترنتی در خانه قصد را‌ها‌ندازی و رونق کسب و کار و افزایش درآمد‌ها‌ی خود را دارند. بیشتر کارکنان آژانس‌ها‌ افراد جوانند که پس از گذراندن دوره‌ها‌ی کارآموزی پیشرفته در مسافرت و خدمات گردشگری و اخذ گواهی کسب و کار مسافرت که توسط انجمن صنفی مدیریت شرکت‌ها‌ی سفر و شهر انگلیس ارائه شده، وارد  این حوزه شده‌اند.
آژانس‌ها‌ی مسافرتی با بکارگیری ابزار‌ها‌ی کامل و بستهبندی پویا برای انجام سفر از لحاظ  قیمت به صورت آنلاین قادر به خریداری خدمات برای مشتریان خود میگردند. بدین ترتیب با توصیه‌ها‌ی مسافرتی آژانس‌ها‌ی حرفها‌ی، دارایی مشتریان و شرکت‌ها‌ی خدماترسان تضمین و محافظت میشود اما از طرفی دیگر مشتریان می‌توانند با جستجو در اینترنت مستقیماً با برخی سایت‌ها‌ی فروش و تامین کنندگان خدمات مورد نیازشان مانند شرکت هوایی یا هتل مرتبط شده و از نرخ‌ها‌ی آن‌ها‌ و موجودی اتاق هتل‌ها‌ آگاه شوند و این بدان معنی است که رزرو بلیت هواپیما یا اتاق هتل در وب سایت منجر به صرفهجویی در وقت و هزینه و پاسخ فوری و تایید میشود.
با این تغییر نحوه ارائه خدمات در وب سایت‌ها‌ی اینترنت و گرایش بسیاری از مردم به آن، تعداد مشاغل موجود در قالب آژانس‌ها‌ و عوامل مسافرتی شروع به کاهش گذاشته و تعداد زیادی از آژانس‌ها‌ی مسافرتی از صنعت گردشگری خارج شده و تعداد نسبتاً اندکی از افراد جوان با رضایت دادن به کسب درآمد و حقوق کمتر و با ترویج توانایی خود و پژوهش و جمعآوری بسته‌ها‌ی سفر پیچیدهتر و انواع متنوع خدمات و محصولات سفر، در این میدان باقی میماند.
برای شرکت‌ها‌ی هوایی استفاده از منابع خاص و تمرکز رزرو بر آن منابع بوسیله تعداد  محدود آژانس مسافرتی میتواند بهتر و سودآورتر بوده و روابط کاری خوبی را بین شرکت‌ها‌ی هوایی و آژانس‌ها‌ و تامین کنندگان خدمات دیگر و کاهش یا تغییر و حذف هزینه‌ها‌ و مزایای ویژه‌ای برای مشتریان به ارمغان آورد.
از زمان دسترسی عموم مردم به اینترنت، بسیاری از شرکت‌ها‌ی هواپیمایی و شرکت‌ها‌ی حمل ونقل سفر دیگر شروع به فروش مستقیم به مسافرین کرده‌اند. در نتیجه، شرکت‌ها‌ی هواپیمایی دیگر نیازی به پرداخت کمیسیون به  آژانس‌ها‌ و عوامل سفر برای هر بلیت فروخته شده ندارند.  از سال ۱۹۹۷ ، با کاهش هزینه‌ها‌ی ناشی از بین بردن لایه‌ها‌ی شبکه توزیع، تعداد بسته تعطیلات آژانس‌ها‌ی مسافرتی به تدریج کاهش یافتها‌ند. با این حال، آژانس‌ها‌ در برخی کشور‌ها‌ هنوز عهده دار  ۷۷٪ رزرو و تهیه ۷۳٪ سفر‌ها‌ی بسته بندی شده مسافرتی هستند.
نقش نرم افزار سفر
سفر واقعیتی انکار ناپذیر و یکی از فعالیت‌ها‌ی انسان پیشرفته به منظور لذت بردن از تعطیلات، کسب درآمد و سود است. اگر قصد مسافرت دارید نیازمند رزرو بلیت هواپیما و هتل و طرح خوب برای سفر خود هستید. گزینه‌ها‌ی نرم افزاری بسیاری در اینترنت برای سفر در بازار امروز وجود دارد. برخی از آن‌ها‌ با ابزار کارآمد و یکپارچه مالی و مختص این کار به خوبی و به راحتی می‌توانند انجام یک سفر را برایتان فراهم آورند. امروز استفاده از نرم افزار سفر جهانی شده و با توزیع سیستم سازگار GDS (سامانه توزیع جهانی) و ارتباطات، کسب و کار با یکدیگر مرتبط است، با بهره گرفتن از یک نرم افزار و برنامه کاملا فشرده و یکپارچه، ضمن صرفه جویی در زمان و پول، به سرعت و کارآمد ، قادر به مدیریت سفر خود میگردید. بدین طریق نرم افزار سفر رضایت مشتری را به دست آورده و میتواند نتایج را در چند ثانیه در اختیار مشتری قرار دهد.
با نرم افزار سفر درخواست سفر از هر نقطه به نقطه دیگر و ذخیره جا و نام میتواند با هر ارز انجام پذیرد و مشتری در مورد درخواست رزرو خود آگاه و از طریق ایمیل پاسخ هرگونه پرسش را دریافت و از مسائل اداری مطلع شود و از طریق راه‌ها‌ی ایمن مالی، اطلاعات کارت‌ها‌ی اعتباری و دیگر اطلاعات مهم ساخته شده، محرمانه باقی بماند و برای مشتری هیچگونه هزینه نصب و اجرا در هر زمان و یا برای رزرو و لغو پرواز وجود ندارد.
شرکت‌ها‌یی که در کسب و کار مسافرت فعالیت میکنند برای گسترش آن و برآورده سازی نیاز مشتریان خود می‌توانند از نرم افزار سفر که دارای نسخه‌ها‌ی بسیاری است و باید بر روی کامپیوتر نصب شود، استفاده کرده تا یک سامانه ذخیره آنلاین انعطافپذیر و دقیق و با قابلیت‌ها‌ی زیاد و کارآمد خاص با توجه به نوع شرکت‌ها‌ و جزئیات مربوط به سفر در اختیار مشتریان قرار گرفته و رزرو سفر تایید شده و معتبر را برای آنان تضمین نمایند.
.http://behsite.persianblog.ir
از تعداد دقیق آژانس‌ها‌ی مسافرتی تهران اطلاعاتی در دست نیست.
۴-۲-۱۲ هتل‌ها‌ و مراکز اقامتی تهران
در بررسی‌ها‌ی به عمل آمده و در جریان تحقیق مشخص شد که تعداد مراکز اقامتی استان تهران طی سال‌ها‌ی ۱۳۸۰ تا ۱۳۸۸ روندی صعودی داشته و به میزان آن‌ها‌ افزوده شده است. به طوری که تعداد مراکز اقامتی از ۱۹۱ مورد در سال ۱۳۸۰ به ۲۳۲ مورد در سال ۱۳۸۸ رسیده است.
در بررسی به عمل آمده ملاحظه می‌گردد با افزایش گردشگران داخلی و خارجی طی سال‌ها‌ی ۱۳۸۰ تا ۱۳۸۸ تعداد تاسیسات اقامتی (که شامل هتل و هتل آپارتمان میباشد).