۲-۱-۶-۱-۱- خدمات اشاعه مشاوره ای
خدمات اشاعه مشاوره ای، به دو شکل ارائه می شود:
دستیابی کنترل شده: با مراجعه به برگه دان در واحد اطلاع رسانی و نوشتن ارجاعات لازم کتابشناختی و شماره راهنمای منبع ، یک برگ درخواست پر می کنند. برگ درخواست تکمیل شده را به میز مرجع تحویل می دهند. یکی از مسئولین بخش مرجع، برگ درخواست را گرفته و با مراجعه به مجموعه منابع کتابخانه، منبع درخواست شده را به بهره گیر ارائه می کند. منبع ، برای مطالعه بهره گیر در اتاق مطالعه، امانت داده می شود اما بهره گیر باید در پایان روز منبع امانت گرفته شده را بازگرداند. این فرایند به کارمندان بیشتری نیاز دارد، اما امکان نظارت بر تمام فعالیت های اجرایی را به وجود می آورد. معمولاً این روش در مجموعه های ویژه ای مثل منابع گروهی خاص و کتاب های نفیس یا کمیاب کاربرد دارد. به طور کلی، برای پرهیز از ایجاد وقفه در ارائه خدمات، هر بهره گیر در هر نوبت فقط می تواند تعداد محدودی منبع از هر نوع امانت بگیرد.

دستیابی مستقیم: در این فرایند، در صورت نیاز، بهره گیر برای شناسایی منابع درخواستی از برگه دان استفاده می کند و سپس، خود، مستقیماً منابع را از قفسه برمی دارد. برای پرهیز از بروز اشتباه در نظم منابع در قفسه ها، از بهره گیر درخواست می شود کتاب ها را روی میز و نه در قفسه قرار دهد. در این روش، دست بهره گیر بازتر است و امکان کاوش عمیق تری وجود دارد اما نظارت مناسب بر چنین مجموعه ای دشوارتر بوده و به فضای بیشتری نیاز دارد و آثار دستنامه ای و مرجع همیشه برای استفاده بهره گیر در دسترس قرار دارند.
۲-۱-۶-۱-۲- خدمات میز امانت
روشی است که در آن واحد اطلاع رسانی تعداد معینی منبع به بهره گیر امانت می دهد. بهره گیر می تواند این منابع را برای دوره زمانی معینی به منزل ببرد. به هرحال، بعضی از منابع مثل، مجموعه های خاص، کتاب نامه های نایاب، دستنامه ها، منابع مرجع و به طور کلی همه منابع پرتقاضا، امانت داده نمی شوند. هر واحد اطلاع رسانی برای تعداد منابع امانی- از هر نوع- به بهره گیران (که ممکن است برای آنها سطوح مختلفی قائل شوند) و در مدت زمان معین، قوانین خاص خود را دارد. این قوانین با توجه به دو عامل به هم وابسته زیر وضع می شوند: هر بهره گیر، به طور هم زمان و در طول مدت درخواست، نمی تواند بیش از چند منبع را مطالعه کند. از این رو، واحد اطلاع رسانی نباید با امانت بیشتر و غیرضروری، منابع مورد نیاز بهره گیران را برای مدت طولانی از دسترس آنها دور نگه دارد.
امانت منابع، با ارائه خدمات ویژه ای به نام خدمات میز امانت سازماندهی شده و موقعیت ها و فرآیندهای آن مفصلاً مشخص می شود. باید دقیقاً بر امانت منابع نظارت داشت: واحد اطلاع رسانی باید بداند چه منابعی به امانت رفته و زمان بازگشت آن چه هنگام خواهد بود. انجام این وظیفه عموماً به تهیه چند پرونده یا فایل نیاز دارد: فایل نام منابع ، فایل نام امانت گیرندگان و فایل تاریخ برگشت منابع. رایانه ای کردن فعالیت های امانت، ساده است و کتابخانه های بزرگ بیش از پیش به سمت رایانه ای کردن این فعالیت پیش می روند.
۲-۱-۶-۱-۳- امانت بین کتابخانه ای
در این روش، اگر منبع مورد نیاز بهره گیر در کتابخانه موجود نباشد، از طریق میز امانت یا میز مرجع، آن را از کتابخانه ای دیگر امانت می گیرند. معمولاً بین کتابخانه های مشارکت کننده در طرح خدمات امانت بین کتابخانه ای، قرارداد ویژه ای منعقد می شود. سپس براساس فرآیندهای استانداردی که معمولاً در سطح ملی اجرا می شوند (برگه های درخواست، شرایط امانت، بسته بندی و کنترل منابع، و…)، هر کتابخانه منابع درخواستی کتابخانه دیگر را در اختیار می گذارند. برای آگاهی هر یک از اعضاء از مجموعه، اعضاء و محل سایر کتابخانه های عضو، فهرستگان مشترکی تولید می شود. این عمل، امکان ارائه خدمات به بهره گیران را افزایش می دهد، سفارش منابع را معقول جلوه داده و هزینه ها را بین کتابخانه های شرکت کننده در طرح سرشکن می کند.
۲-۱-۶-۱-۴- امانت مجلات
نوع ویژه ای از امانت است که در سازمان ها بسیار مرسوم بوده و فرآیندهای متنوع و متفاوتی را نیز طی می کند. مدیر واحد یا بخش اطلاع رسانی با همکاری بهره گیران، فرآیندهای ممکن را تثبیت می کند، درباره شیوه گردش منابع تصمیم می گیرد، تعداد مجلات امانی و مدت زمان امانت برای هر خواننده را مشخص می کند، مقررات را کنترل کرده و سپس فهرست مجلات امانی را تهیه و ارائه می کند. گردش مجلات ممکن است به روش های زیر صورت گیرد:
از واحد اطلاع رسانی به هر خواننده و بالعکس (امانت ستاره ای یا مرواریدی) امانت از یک خواننده به خواننده ای دیگر (امانت گردشی)- هر چند در این روش پیگیری نهایی فرایند امانت منابع دشوار است- ترکیبی از دو روش پیشین (امانت ترکیبی) نمودار۲-۱٫
نمودار(۲-۱) روش های گردش مجلات امانی
گردش مجلات به هر روشی که باشد وقت گیر است و گاهی به علت غیبت یا بی دقتی خواننده به تأخیر می افتد. حق تقدم باید با خوانندگانی باشد که مجلات برای آنها از اهمیت ویژه ای برخوردار است. گردش این مجلات نباید به قدری وقت گیر باشد که بیشتر خوانندگان از اطلاعات روزآمد بی نصیب بمانند. با اشتراک چند نسخه از مجله های ضروری، گردش فهرست مجلات یا مقالات درخواستی تازه رسیده در بین اعضاء (این روش بیشتر شبیه خدمات گزینشی اطلاعات است)، تأخیر در گردش شماره های جدید مجلات، نمایش یک هفته ای مجلات تازه رسیده در بخش یا اصرار و فشار برای بازگرداندن مجله در مدت زمانی بسیار کوتاه، می توان بر این مشکلات فائق آمد. به هرحال، باید گفت که مدیریت بر گردش و امانت مجلات غالباً ساده است. در گردش مجلات از ابزارهای شبیه ابزارهای مورد نیاز در بخش امانت، شامل فایل خوانندگان که مجلات به امانت گرفته شده را نشان می دهد و یک فایل مجلات که نام امانت گیرنده را نیز در بر دارد استفاده می شود. رایانه ای کردن این سیستم چندان مناسب و ضروری نیست چرا که یک نسخه از مجله نمی تواند در بین بیش از ده خواننده به گردش درآید.
۲-۱-۶-۱-۵- تهیه کپی
تهیه کپی، روشی آسان برای اشاعه منابع ردیف اول است بی آنکه به منابع کتابخانه صدمه ای وارد آید. اما این روش فقط برای منابع کم حجم مناسب است و به تجهیزات مناسب نیاز دارد. این روش، روشی به صرفه است اما توافق حق مؤلف از مهمترین موانع آن به شمار می آید. بعضی از واحدهای بزرگ اطلاع رسانی برای تهیه کپی، بخش ویژه ای به نام «خدمات تکثیر» تدارک دیده اند.
۲-۱-۶-۱-۶- انتقال از راه دور
انتقال منابع از راه دور، یکی از روش های تقریباً جدیدی است که فقط در شرایط خاص و برای منابع ویژه کاربرد دارد. انتقال از راه دور، از دو فرایند بهره می گیرد:
فرایند کپی از راه دور، که با بهره گرفتن از نمابر در خطوط شبکه تلفن انجام می شود. این روش برای انتقال سریع اطلاعات به فواصل طولانی کاربرد دارد؛ و انتقال ویدیویی که به تجهیزات پیچیده تر و کابل های خاص نیاز دارد و بهره گیر می تواند تصویر منبع را بر روی صفحه تلویزیون ببیند. هر دو روش یاد شده که هنوز به ارسال منابع کم حجم محدودند، بسیار پرهزینه اند و فقط به هنگام اضطرار و ارتباطات بسیار ضروری استفاده می شوند. اما بی شک این روش ها بزودی در سطح وسیع تری کاربرد خواهند یافت و از بهای مناسب و رقابتی برخوردار خواهند شد.
از دیگر روشها در زمینه خدمات اشاعه اطلاعات بر اساس منابع اطلاعاتی می توان از:
تجدید چاپ^[۸] و پیش چاپ^[۹]، بررسی تازه ها، بریدۀ جراید^[۱۰]، امانت طولانی مدت کتابخانه ای، خدمات ترجمه ای و اتاق های تهاتری^[۱۱] نام برد.
۲-۱-۶-۲- اشاعه منابع اطلاعاتی ردیف دوم
اشاعه منابع ردیف دوم براساس محتوا، شیوه ارائه، دوره و موضوعات به اشکال مختلفی صورت می گیرد.
۲-۱-۶-۲-۱- خدمات ارجاعی
این نوع از خدمات، منابع یا اطلاعات واقعی مورد نیاز بهره گیر را فراهم نمی آورند بلکه او را به منابعی مثل منابع ردیف دوم، واحدهای اطلاع رسانی، سازمان های تخصصی، مؤسسات پژوهشی و متخصصین خاص، و… ارجاع داده و محل دستیابی به اطلاعات را مشخص می کنند. خدمات ارجاعی، با بهره گرفتن از فهرست ها و فایل های منابعی که صرفاً برای این منظور تولید شده اند ارائه می شود. بعضی از مراکز ارجاعی به تنهایی یا در ارتباط تنگاتنگ با دیگر مراکز خدماتی عمل می کنند. برآورد کارآیی این خدمات بدون توجه و ارتباط نزدیک با بهره گیران و نیازهای اطلاعاتی آنها، دشوار است- وظیفه ای که در حوزه های جغرافیایی کوچک تر، سهل تر می نماید. اگر این بخش ها از اندازه مشخصی بزرگتر شوند، در مرکز اطلاع رسانی باید به عنوان بخش مجزایی در نظر گرفته شوند. هر چند روزآمد نگاه داشتن فایل های منابع آن بسیار وقت گیر خواهد بود.
۲-۱-۶-۲-۲- خدمات آگاهی رسانی جاری
واحد اطلاع رسانی، برای همگامی بهره گیر با اطلاعات جدید، به ویژه در حوزه موضوعی مورد علاقه، خدمات آگاهی رسانی جاری را ارائه می کند. برای این منظور، مراکز اطلاع رسانی منابعی را با فواصل انتشاراتی متغیر- هفتگی، دو هفته یک بار، ماهانه، یا در بعضی موارد سالانه- منتشر می کنند. این مراکز با پیگیری علایق بهره گیران نسبت به پیشرفت های جدید، نیازهای ویژه آنها را پیش بینی کرده و امکان ردیابی اتفاقات و خبرهای علمی در حوزه تخصصی شان را فراهم می آورند. این مراکز در روزآمدسازی دانش فنی، علمی و مدیریتی بهره گیران خود نقشی حیاتی دارند.
۲-۱-۶-۲-۳- فهرست سفارشات
واحدهای اطلاع رسانی در فواصل زمانی معین (مثلاً ماهانه) فهرست سفارشات خود را تهیه و ارائه می کنند. همچنین، از فهرست قبلی سفارشات، منابع خریداری شده را مشخص می کنند. فهرست سفارشات، عموماً عناوین و نویسندگان منابع و گاهی اطلاعات کتاب شناختی آنها را دربر دارند و غالباً این اطلاعات را بر اساس نوع منابع، یا رده های موضوعی تنظیم می کنند. این فهرست را می توان بر روی تابلوی اعلانات نصب کرد یا به صورت منظم یا براساس درخواست، بین اعضاء توزیع نمود. در این حالت، در پایان فهرست منابع سفارشی، یک برگ درخواست چاپ وجود خواهد داشت و از بهره گیر درخواست می شود منابع مورد نیاز را در فضای تعیین شده علامت گذاری کند و آن را مجدداً به مرکز اطلاع رسانی بازگرداند. این فهرست ها برای تعداد محدودی از بهره گیران ارسال می شوند و در صورت طولانی نبودن فهرست، می توان از آن در جای دیگری استفاده کرد.
۲-۱-۶-۲-۴- بولتن فهرست مندرجات
بولتن فهرست مندرجات، نشریه ای ادواری است که عموماً صفحات مندرجات ادواری های برگزیده یا دریافت شده در طی دوره ای خاص را تکثیر می کنند و عناوین آنها را به صورت الفبایی نظم می دهند. گاهی نمایه عنوان ادواری ها، موضوعات تحت پوشش، و نمایه نویسندگان نیز به صورت ضمیمه ارائه می شود. در بولتن ها، تهیه چنین نمایه هایی به شکلی وسیع عمومیت دارد.
۲-۱-۶-۲-۵- بولتن اطلاعات کتاب شناختی
بولتن های اطلاعات کتابشناختی به صورت منظم- اغلب ماهانه- منتشرمی شوند و اطلاعات کتاب شناختی منابعی که پس از آخرین شماره بولتن به واحد اطلاع رسانی رسیده اند را ارائه می کنند. بولتن ها، گاه توصیفی اند (فقط ارجاعات کتابشناختی منابع و احتمالاً توضیح عنوان یا چکیده ای موجز از آنها را شامل می شوند)، یا تحلیلی اند (با چکیده ای کامل همراه اند). بیشتر بولتن های اطلاعات کتابشناختی با چکیده همراه اند. این بولتن ها را «بولتن های چکیده ای^[۱۲]» می نامند. در واقع، برای شناساندن منبع وکمک به بهره گیر در انتخاب منابع مورد نیاز از میان حجم عظیمی منابع موجود، ارائه چکیده ضروری است. منابع و مراجع ارائه شده در این آگاهی نامه ها با نظم خاصی (نظام های طبقه بندی، طبقه بندی موضوعی، یا نمایه رده ای) سازماندهی می شوند.
هدف اصلی از انتشار بولتن های کتابشناختی، اعلام انتشارات جدید به بهره گیران است. برای تسهیل کاوش های جامع، منابع اطلاعاتی این بولتن ها هر شش ماه، هر سال یا هر چند سال یک بار از نو سازماندهی می شوند. در حقیقت، تولید بولتن های چکیده ای، از جمله فعالیت های عمده اشاعه ای در برخی واحدهای اطلاع رسانی است.
با کمک رایانه، می توان توضیحات منابع را روی ابزارهای مغناطیسی ذخیره کرد، بولتن های دوره ای منتشر کرد و پایگاه های اطلاعاتی را روزآمد نمود. فهرست های کتابشناختی و نمایه ها نیز با رایانه تهیه می شود. سپس، با فرایند کوچک سازی در عکاسی و انتقال بر روی دستگاه افست با عکس برداری ترکیبی، هر بخش را تکثیر می کنند.
۲-۱-۶-۲-۶- نمایه ها
فهرستی از اصطلاحات هستند که به صورت حرف به حرف یا سایر موارد (مثل کلمه ای، مفهومی، نظم خاص، شماره و غیره) الفبایی شده اند و به این وسیله منابع را شرح می دهند. برای تسهیل بازیابی، هر اصطلاح با شماره ارجاع یا شماره بازیابی منبع مورد نظر همراه است. بنابراین، هر منبع به تعداد کلید واژه های انتصابی به آن، در نمایه مورد استناد قرار می گیرد. هر نمایه به تنهایی یک کشف اللغات است که مجموعه ای از اصطلاحات که به عنوان کلید واژه عمل می کنند (و کانون علایق بهره گیران را نمایان می سازند) را با مجموعه ای از منابع پیوند می دهد. نویسنده (نمایه نویسنده)، مفاهیم (نمایه موضوعی)، عناوین (نمایه عنوان)، مکان ها (نمایه جغرافیایی)، منابع (نمایه مؤسسات)، استنادات (نمایه استنادی) یا نمایه های شماره پروانه ثبت اختراعات، شماره های گزارشات، تاریخ، فرمول های شیمی و شماره منابع (نمایه پیوسته ای که یک منبع را به سایر منابع در مجموعه های مشابه، مدارک پیشین در موضوعات مشابه یا در منابع همسان پیوند می دهد) می توانند از جمله این کلید واژه ها یا مداخل^[۱۳] باشند.
نمایه ها- که معمولاً به آگاهی نامه های چکیده ای ضمیمه هستند- گاهی به صورت مجزا نیز منتشر می شوند. در این صورت، مشکل آن است که بهره گیر بلافاصله نمی تواند به چکیده منابع گزینشی خود دست یابد.
۲-۱-۶-۲-۷- خدمات کاوش گذشته نگر^[۱۴]
در خدمات کاوش گذشته نگر، منابع اطلاعاتی مرتبط با درخواست ویژه بهره گیران- در بیشتر موارد یک درخواست- فراهم می شود. برخلاف خدمات مشروحه فوق، این خدمت برای همگامی بهره گیر با اطلاعات جدید ارائه نمی شود بلکه برای یافتن راه حل یا اطلاعاتی برای رفع مشکلی خاص ارائه می گردد. کاوش های گذشته نگر بسیار متنوع اند و براساس موضوع، از پاسخ گویی به یک سؤال ساده تا فهرستی از همه کاوش های پیشین درباره یک موضوع را شامل می شوند.
۲-۱-۶-۲-۸- خدمات مرجع^[۱۵]
در خدمات مرجع، تعریف صحیح درخواست ها، به ویژه فراگیری شیوه استفاده از اطلاعات به بهره گیر آموزش داده می شود و ممکن است بر انتخاب منبع اطلاعاتی تأثیرگذار باشد. متصدی اطلاع رسانی می تواند برای یافتن منابع اطلاعاتی، بهره گیر را به فهرست ها، برگه دان ها، فایل ها، منابع مرجع ردیف دوم، یا پایگاه های اطلاعاتی ارجاع داده یا در صورت ضرورت، شیوه کاوش و یافتن اطلاعات را به وی آموزش دهد.
با ابزارهای آماده موجود در مراکز اطلاع رسانی مثل برگه دان یا مجموعه ای از منابع ردیف دوم یا از طریق ابزارهای بیرونی که بعضی از آنها به یکباره نمی توانند به کار گرفته شوند، خدمات کاوش قابل ارائه است. این مسئله به ویژه در پایگاه های اطلاعاتی رایانه ای که به صورت پیوسته در دسترس نیستند نیز صادق است. در این حالت، درخواست های اطلاعاتی بر روی پرسشنامه های ویژه ای تبدیل می شود. سپس، برای پردازش، به زبان رایانه تبدیل و پاسخ دریافت می شود. در خدمات کاوش درون خطی- با توسعه های فراوانی که اخیراً صورت گرفته است- واحد اطلاع رسانی به پایانه ای دسترسی دارد که به یک پایگاه اطلاعاتی یا یک شبکه متصل است. برای ارائه خدمات آگاهی رسانی جاری هم زمان با روزآمد شدن پایگاه اطلاعاتی، کاوش درون خطی بسیار مناسب است. رایانه، فهرستی از بازیابی منابع یا ارجاع آنها به منابع ردیف دوم را ارائه می کند.
۲-۱-۶-۲-۹- خدمات پاسخ گویی به سؤالات
خدمات پاسخ گویی به سؤالات، اولین گام در حوزه اطلاع رسانی است. با طراحی فرم هایی که بهره گیر باید برای درخواست های خود آن را پر کند و یا با مراجعه مستقیم (گفتگو، تلفن یا سایر موارد مشابه) به واحد اطلاع رسانی ، نیازهای اطلاعاتی بهره گیران و شیوه مناسب ارائه آن مشخص می شود. سپس با بهره گرفتن از ابزارهای مختلف موجود، در مرکز اطلاع رسانی یا سایر مراکز- به جستجو می پردازند. پس از گردآوری همه منابع مرتبط، آنها را به روش دلخواه و مناسب بهره گیر ارائه می کنند. متأسفانه، این فرایند طولانی و پیچیده است و به کارکنانی نیازمند است که در حوزه موضوعی مربوط تخصص داشته باشند.
همانند بسیاری از درخواست های قابل پیش بینی یا درخواست هایی که قبلاً در مراکز اطلاع رسانی وجود داشته اند، در خدمات پاسخگویی به سؤالات نیز می توان از برگه ها یا پرونده های اطلاعاتی برای تهیه سریع حداقل بخشی از پاسخ استفاده کرد. گاهی از این پرونده ها می توان برای توجیه ضرورت وجودی یک واحد اطلاع رسانی تخصصی استفاده کرد.