۲-۱-۶-۲-۱۰- بانک داده ها^[۱۶]
بانک داده ها، به بیانی دقیق، فایل های بسیار سازمان یافته ای از اطلاعات حقیقی بسیار دقیقی که از منابع استخراج شده اند را دربر دارند و نه ارجاعات کتابشناختی منابع - چه این اطلاعات در صورت ضرورت قابل تهیه اند-. بانک داده، امکان تهیه داده های خاص برای استفاده های فوری را فراهم می آورد. برای مثال در یک جراحی، برای یافتن علت بروز مشکلی خاص و فهم شیوه برخورد با آن، می توان به بعضی از بانک های داده ای پزشکی مراجعه کرد.

۲-۱-۶-۲-۱۱- تحلیل اطلاعات
خدمت تحلیل اطلاعات، اطلاعات موجود در منابعی را شرح می دهد که به یک حوزه موضوعی خاص وابسته است. در تحلیل اطلاعات، باید مجموعه معیارهایی که درخواست های احتمالی یا نقطه نظرات بهره گیران را بیان می دارند مورد توجه قرار داد. به عنوان مثال، به سادگی نباید گفت که یک منبع درباره آبیاری است بلکه باید سیستم آبیاری، شیوه استفاده، محصولات قابل آبیاری و شاخص های مختلفی مثل هزینه، مقدار مصرف آب، تبخیر و موارد مشابه را نیز ذکر نمود. این امر امکان بازیابی منابع مرتبط با شرایط خاص که حوزه موضوعی آن دقیقاً تعریف شده و فهرستی از معیارهای ثابت آن نیز در نظر گرفته شده است را فراهم می آورد. بانک داده، با توجه به اینکه داده هایی مجزا از هم را فراهم می آورد، یک خدمت تحلیل اطلاعات است و اطلاعات را در دسته های موضوعی مختلف ارائه می کند. این فعالیت می تواند به صورت خدمتی مستقل و یا به عنوان یکی از خدمات مراکز اطلاع رسانی ارائه شود.
۲-۱-۶-۲-۱۲- تثبیت اطلاعات
تثبیت اطلاعات، اعتبار اطلاعات را بررسی می کند یا محدودیت های اطلاعات موجود در منابع مختلف را مشخص می نماید و مطالب گفته شده درباره یک موضوع خاص را با دیگر منابع- به همان صورتی که در اطلاعات ارزیابی شده و ترکیبی آمده است- مطابقت می دهد. معمولاً خروجی این فرایند در یک فایل ویژه ضبط شده و به صورت یک منبع ردیف سوم، اشاعه می گردد. در تثبیت اطلاعات، غالباً باید همه منابع اطلاعاتی ردیف اول گردآوری شده را بررسی کرد.
۲-۱-۶-۲-۱۳- ارزیابی اطلاعات
هر چند تعیین حد فاصلی بین ارزیابی اطلاعات و تثبیت اطلاعات دشوار است، اما ارزیابی اطلاعات تا اندازه ای از تثبیت اطلاعات کم زحمت تر است. اطلاعات (یک مورد یا مجموعه ای موارد) درباره یک موضوع خاص، برای ارزشیابی نقادانه به یک یا چند متخصص سپرده می شود تا ارزش کلی یا دیگر موارد مربوط به آن را مشخص نمایند.
یک روش ساده برای ارائه خدمات ارزیابی اطلاعات به بهره گیر، ایجاد امکان ارتباط مستقیم او با متخصصی است که فعالیت عادی او با موضوع مورد سؤال بهره گیر مطابقت دارد و مشتری دائمی خدمات آگاهی رسانی جاری است و در صورت ضرورت می تواند درباره موضوع درخواستی به کاوشی جامع بپردازد. واحد اطلاع رسانی، با تهیه فهرستی از حوزه های موضوعی متخصصین، تماس منظم با آنها و استفاده از خدمات آگاهی رسانی جاری می تواند بهره گیری از دانش متخصصین را نظم دهد. (گیلوری، ۱۳۷۸، ۵۴)
۲-۱-۶-۲-۱۴- بسته بندی دوباره اطلاعات
در بسته بندی دوباره اطلاعات، هدف گردآوری و ارائه اطلاعات در ساختاری واحد برای تسهیل استفاده بهره گیران است. این اطلاعات با ساختارهای مختلف و از منابع متفاوتی گردآوری شده اند. برای مثال مجموعه ای از مراجع، چکیده ها، استنادات، جداول و یک مقاله تحلیلی ممکن است به صورت شفاهی یا بر روی نوار کاست، نوار ویدیویی، فیلم، پوستر، برگه راهنما و مواردی از این قبیل ارائه شده باشند.
این فعالیت فرایندی وقت گیر و گران قیمت است و در صورتی ارزشمند است که راه دیگری برای انتقال اطلاعات وجود نداشته باشد. اگر هزینه این خدمات کمتر از هزینه دیگر شیوه هایی باشد که بهره گیر، خود، آن را آزموده است یا محصول نهایی بتواند مورد استفاده مجموعه مناسبی از افراد قرار گیرد، ارائه آن به صرفه خواهد بود. مثلاً یک فرد می تواند چند روز پیاپی، یک گزارش تحلیلی هزار صفحه ایی یا یک طرح اصلی نیم ساعته ویدئویی را خلاصه کند و برای استفاده در اختیار سایرین قرار دهد.
۲-۱-۶-۳- اشاعه منابع اطلاعاتی ردیف سوم
منابع اطلاعاتی ردیف سوم منابعی هستند که نتایج اطلاعاتی که از منابع مختلف، ارزیابی تحلیل ها، تثبیت اطلاعات، استخراج داده و غیره به دست آمده اند را در ساختاری منظم ارائه می کنند. بعضی از این منابع، بر اثر درخواست های ویژه ای مثل گزارشات تحلیلی، بررسی ها، گزارش پیشرفت ها و گزارشات وضعیت جاری تولید شده اند در صورتی که بعضی دیگر به صورت منظم، در جلدهای مختلف و سالانه (گزارشات سالانه، گزارش پیشرفت و …) منتشر می شوند.
منابع ردیف سوم دو فایده بارز دارند: این منابع، اطلاعات موجود درباره یک موضوع مورد سؤال را به خوبی خلاصه می کنند و به صورت هم زمان اطلاعاتی با کیفیت عالی فراهم می آورند.
۲-۱-۶-۳-۱- خدمات ارتباطی
این نوع خدمات اساساً به عنوان واسطه ای فعال بین خدمات اطلاعاتی و بهره گیر عمل می کنند. برای ارائه خدمات اطلاعاتی و کمک به بهره گیر، از متخصصین اطلاعاتی و برای رفع نیازهای تخصصی بهره گیران از متخصصین موضوعی کمک می گیرند، مشکلات اطلاعاتی بهره گیران را مشخص می کنند و خدمات اطلاعاتی مناسب را در اختیار آنها قرار داده یا بین آنان توزیع می کنند. گرچه مسئولین ارتباطی می توانند منابع سودمند و منابع یا مهارت های اطلاعاتی جدید را تشخیص دهند اما خدمات ارتباطی، برای تحریک و تحرک جریان اطلاعات از واحد اطلاع رسانی به سوی بهره گیر و بالعکس، ابزار مناسبی است. افرادی که به این کار گمارده می شوند باید هم دانش نسبی از حوزه موضوعی مورد نظر و هم مهارت کافی در علوم اطلاع رسانی داشته باشند.
۲-۱-۶-۳-۲- اطلاعات خبری (یا اطلاعات صریح)
اطلاعات خبری، اطلاعات فشرده کتبی یا چکیده شفاهی از برخی پیشرفت های جاری- چه برای همگامی بهره گیر با آنچه در حوزه موضوعی اش در حال وقوع است چه در پاسخ به درخواست های کم و بیش منظم او- را فراهم می آورند. گرچه بهره گیران، خود، می توانند مستقیماً از عناوین یا چکیده منابع استفاده کنند- این کار با خدمات معمول آگاهی رسانی جاری برابر است- اما بسیاری از خدمات از این نوع باید ارزیابی، گزینش، خلاصه و مجدداً بسته بندی شوند.
۲-۱-۶-۳-۳- اشاعه از طریق ارتباط مستقیم
در بیشتر مواقع به ویژه هنگامی که بهره گیران، خود دست به گزینش و انتخاب می زنند، اطلاع رسانان آشکارا چنین فرصت هایی را قدر دانسته و برای انجام کاوش های ویژه اطلاعاتی، از این ارتباط مستقیم بهره می گیرند. اما در بسیاری از واحدهای اطلاع رسانی شیوه ارتباط مستقیم به فراموشی سپرده می شود.
اشاعه مستقیم، به اشکال مختلفی چون مصاحبه بین بهره گیر و متخصص یا سازمانی که بر روی موضوع او کار می کند، بازدید فردی یا گروهی از سازمان ها یا منابع تولیدی، نشست های اطلاع رسانی یا سمینارها انجام می شود. می توان این نشست ها را ضبط و برای پاسخگویی به درخواست های اطلاعاتی مشابه از آنها استفاده کرد. در حقیقت، همه فعالیت های اشاعه ای مرتبط با درخواست های خاص را باید از این روش پاسخ گفت. همچنین، این نوع از خدمات در ترویج فعالیت های اطلاع رسانی و تسریع جریان اطلاعات ابزار مناسبی به شمار می آیند. علاوه بر این، این شیوه غالباً حداقل به صورت موقتی می تواند در هنگام کمبود منابع استنادی کاربرد داشته باشد. (گیلوری، ۱۳۷۸، ۳۱- ۶۲)
۲-۱-۶-۳-۴- رسانه های گروهی
رسانه های گروهی (روزنامه ها، مجلات، رادیو و تلویزیون) از دیگر ابزارهای مهم برای ترویج خدمات اطلاع رسانی و اشاعه اطلاعات علمی و فنی، به ویژه در کشورهایی است که قسمت اعظم جمعیت آن به دلیل فاصله مکانی، سواد و مشکلات زبانی به واحدهای اطلاع رسانی دسترسی ندارند.

اشاعه گزینشی اطلاعات
طرح تمام نظام های اشاعه گزینشی اطلاعات در چندین جزء مشترک است. شکل۱-۱ نشانگر آن دسته از کارهای اساسی است که شامل تطبیق دادن پرونده‌های کاربران با منابع مربوط، آگاه کردن، بازخورد، و بازنگری پرونده‌های کاربران با پرونده‌های نمایه است. (مائوارهاف^[۱۷]، ۱۹۷۴؛ اسکنایدر^[۱۸]، ۱۹۷۱)
مشکلات فنی نظام هوشمند و خودکار^[۱۹] لون^[۲۰] تا حدقابل ملاحظه‌ای باتوجه به کارایی بالا و در دسترس بودن رایانه‌ها برطرف شده است. متاسفانه مشکلات مربوط به آن بخش هایی که از نظر پردازش به انسان وابسته است باقی می‌ماند. با این فرض که بایگانی منابع به شکلی کامل پردازش شده است، کلید موفقیت نظام آگاهی رسانی جاری بستگی به دقیق بودن پرونده‌ها دارد که آن هم تا اندازه زیاد به کار انجام شده در زمینه ساختن و ایجاد پرونده‌ها و بازنگری در آنها وابسته است. (فرودنریچ^[۲۱]، ۱۹۷۸)
۲-۲-۱- مقدمه
یکی از خدماتی که هدف آن آگاه کردن و اطلاع دادن به مراجعان در مورد اطلاعات جدید و بالقوه سودمند است که بر مبنایی فردی ارائه می شود «خدمت اشاعه گزینشی اطلاعات^[۲۲]» یا «خدمت آگاهی رسانی جاری^[۲۳]» نام دارد. این خدمات به صورت مستمر و مطمئن انجام می شود و غالباً تا مرحله تهیه خود منابع یا چکیده آنها که توسط کارکنان نظام وارسی و غربال می شود، پیش می‌رود. از هانس پیترلون^[۲۴] کارمند شرکت بین‌المللی ماشین های اداری (آی.بی.ام^[۲۵]) اغلب به منزله نخستین فردی که این مفهوم نو را در خدمات اطلاع رسانی مطرح کرد نام برده می شود. او شیوه‌ای را برای بهبود تبادل اطلاعات علمی پیشنهاد کرد که از طریق اشاعه گزینشی اطلاعات به کمک ماشین انجام می‌شد. (لون^[۲۶]، ۱۹۸۵)
او این خدمات را به عنوان خدمتی توصیف می‌کند که «در محدوده یک سازمان که وظیفه‌اش رهنمون اطلاعات جدید به کمک دستگاه است انجام می شود. این اطلاعات از هر منبعی که برگرفته شود به مقصد آنهایی ارسال می شود که احتمال سودمندی آنها در رابطه با کارهای جاری یا علائق آنها بسیار زیاد است. این نظام خدمات متعارف کتابخانه‌ای را از طریق آگاه کردن مراجعان و ارائه منظم متون گسترش می‌دهد. بسیاری از کتابخانه‌ها این مفهوم را با به گردش در آوردن فهرست مندرجات مجله‌ها و یا صفحه عنوان مقاله‌ها بر پایه پرونده‌های موضوعی که به شیوه دستی اداره می شود پیاده کرده‌اند. کتابخانه‌های موسسه‌های بازرگانی غالباً متون و نوشته‌ها را برای یافتن مطالب سودمند وارسی می‌کنند. (هاوکینز^[۲۷]،۱۹۸۵)
با توجه به زمینه علاقه هر کاربر، متن کامل مقاله برای جلب توجه او ارسال می شود. به جای ارائه خدمات فقط براساس تقاضا، چنین خدمتی انفرادی فعالانه در جستجوی منابعی است که دارای استفاده بالقوه است و به پیش‌بینی نیازهای اطلاعاتی کاربران می‌پردازد. این گونه خدمات کاملاً منطبق با نیازهای کاربران، در گذشته و در نظامهای دستی بسیار پرزحمت و زمان‌بر بود. از آنجا که هزینه مانعی همیشگی است، چنین خدمت آگاهی رسانی و تحویل مدرک از نظر بسیاری از کتابخانه‌ها خدمتی تجملی به حساب می‌آید که آنها قادر به انجام آن نیستند. از این رو، دسترس پذیر بودن چنین خدماتی محدود به گروه های تخصصی کاربران بوده است که نیازهای اطلاعاتی آنها بطور مشخص نیازهای پژوهشی یا کاربردی است، از آن گذشته، سازمان هایی که اینگونه خدمات اطلاع رسانی گسترده و مطمئن را پشتیبانی مالی می‌کنند، بنظر می‌رسد به اطلاعات به منزله عاملی می‌نگرند که مستقیم بر کیفیت و کمیت فرآورده‌ها یا خدمات آن ها تاثیر می‌گذارد.
خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات یکی از موفق‌ترین خدماتی است که در دهه ۱۹۶۰ ایجاد شد. ارزش آن برای کاربر از نظر صرفه‌جویی در وقت و تلاش فکری انکار ناپذیر است. بسیاری از مراکز اطلاع رسانی، گروه های تحلیل‌گر اطلاعات^[۲۸]، و همچنین نظام های بازیابی رایانه‌ای در صنایع و موسسه‌های دولتی اقدام به برپایی نظام های اطلاع‌رسانی بزرگ و دارای توانمندیهای قوی رایانه‌ای کرده‌اند تا نوارهای اطلاعات در حوزه‌های موضوعی تخصصی تهیه کنند و به دانشمندان، مهندسان، متخصصان پزشکی و دانشمندان علوم اجتماعی خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات ارائه کنند. تعداد زیادی از سازمان ها نیز خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات را در داخل خود ایجاد کرده‌اند. مدتهای مدیدی است که مزایای خدمات آگاهی رسانی جاری بویژه به آنانی که در حوزه‌های علوم فیزیکی و زیست پزشکی کار می‌کنند شناخته شده است. (لگیت^[۲۹]، ۱۹۷۵)
از دیدگاه اقتصادی نیز علت وجودی خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات مشخص شده است. موسسه اطلاعات علمی^[۳۰] در سال ۱۹۶۵ خدمات آگاهی رسانی آسکا^[۳۱] را که یک خدمت آگاهی رسانی استنادی موضوعی خودکار^[۳۲] است به بازار عرضه کرد.
در این نظام، بر پایه پرونده‌های روزآمد شده زمینه‌های مورد علاقه و نیاز کاربران، در فواصل زمانی معین اقدام به جستجو در متون و نوشته‌های موجود می شود. خدمات «فهرست مندرجات جاری^[۳۳]» از موسسه اطلاعات علمی همراه با امکانات شبکه پیوسته خط آن، که به تازگی ایجاد شده است واقعاً بسیار موفقیت آمیز بوده است. این خدمت بر پایه یک روال ساده آگاهی رسانی انجام می‌گیرد: نسخه‌هایی از فهرست مندرجات گروهی از مجله‌های کلیدی در یک حوزه معین بطور مرتب برای مشترکان ارسال می شود. با آگاه ساختن منظم کاربر در مورد انتشارات تازه، وی بر این ابزار اتکا کرده و اطلاعات خود را روزآمد نگه می‌دارد.
۲-۲-۲- ایجاد پرونده
درست به همان اندازه که ایجاد شبکه، عنصری بسیار ضروری در تحویل مدرک محسوب می شود، تشکیل پرونده کلید هرگونه خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات است. پرونده عبارت است از توصیف فشرده‌ای از زمینه‌های موضوعی مورد علاقه و توجه کاربر. بطور متعارف، پرونده شامل فهرستی از کلید واژه‌هایی است که توسط عملکردهای بولی به یکدیگر ربط داده شده و بیانگر زمینه‌های علاقه کاربر می‌باشد. ساختار پرونده بسیار شبیه ساختار نمایه‌سازی منابع است.
هدف آن عبارت است از توصیف نیازهای اطلاعاتی یک کاربر به وسیله گروهی از کلید واژه‌ها. در تشکیل هر پرونده و تعیین دقت و درستی آن، سه جنبه مهم وجود دارد:
توانایی شخصی درخواست کننده در برقراری ارتباط موثر با نظام اطلاع رسانی
تعبیر شخص مسئول تشکیل پرونده از شیوه بیان کاربر از نیاز خود
میزان دقتی که زمینه‌های موضوعی شناسایی شده به واژگان و مشخصه‌ های پایگاه‌های داده‌ها و نظام های بازیابی برگردانیده می شود.
شکل(۱-۱) طرح یک نظام اشاعه گزینشی اطلاعات
متاسفانه، همچون روند تحلیل پرسش، هیچ روال دقیق و صریحی وجود ندارد که تشکیل پرونده را به صورت بهینه تضمین کند. غالباً برای شناخت زمینه‌های موضوعی مورد علاقه کاربر، مصاحبه‌ای ترتیب داده می شود. مصاحبه‌گر درمورد موضوع ها و رهبردهای مختلف به موضوع ها، انواع فعالیت هایی که نیاز به اطلاعات دارد، تعداد مقاله‌های مورد نیاز، این که گزارش های پژوهشی یا پروانه‌های ثبت اختراع هم مورد نیازست یا نه، و مسائل مربوط به پوشش محتوایی و زبان، یادداشت هایی برمی‌دارد. به عنوان نخستین قدم، شخص مسئول تشکیل پرونده می تواند یک یا دو پایگاه را که احتمالاً منابع اصلی اطلاعات را دربر دارد انتخاب کند.
در این مرحله، اولویت های موردنظر شخص متقاضی و آشنایی او با بایگانی های بالقوه سودمند داده‌ها باید شناسایی شود. سرانجام لازم است عنصری آموزشی به مصاحبه افزوده گردد. باید درمورد توازن میان شرایط بازیافت و دقت منابع و اهمیت تعدیل و اصلاح پرونده توضیح داده شود. بطور خلاصه، شخص درخواست کننده می‌بایست در پایان تجربه مصاحبه، اطلاع بهتری در مورد انواع اطلاعاتی که از پایگاه ها می تواند انتظار داشته باشد، انواع اطلاعات سودمندی که برای بازیابی موثرتر لازم است به نظام بدهد و بازخورد لازم برای بهبود کیفیت و کمیت مواد بازیابی شده را به دست آورده باشد.
افزون بر اصطلاح های موضوعی، لازم است پرونده را با ملزومات دیگری تکمیل کرد. این ملزومات می تواند شامل نام نویسندگان کلیدی که آثارشان جزء خواندنی های اساسی است، برخی موسسه‌های تامین کننده بودجه و عنوان مجله‌هایی که مقاله‌های آنها غالباً برای کاربر یافت می شود، یا مقاله‌های کلیدی یا شخصیت های کلیدی که آثارشان اغلب در آن حوزه پژوهشی خاص مورد استناد قرار می‌گیرد باشد. می توان فهرستی از منابع و مأخذ کلیدی را به منظور بازیابی کلیه مقاله‌های بعدی که یک یا چند مقاله آن فهرست اولیه را مورد استناد قرار داده است تهیه کرد.
شیوه دیگر در مورد پژوهشگران آن است که، به جای تشکیل پرونده براساس اظهارات کاربر در مورد زمینه‌های مورد علاقه‌اش، نوع دیگری از پرونده را می توان با توجه به انتشارات خود کاربر تشکیل داد. نوشته‌های هر شخص می تواند نشانگر موثق و مستدلی از زمینه‌های پژوهشی مورد علاقه وی باشد. این امر به دو صورت می تواند در تشکیل پرونده مورد استفاده قرارگیرد.