۲-۲-۱۰ دلایل اهمیت مدیریت پورتفولیوی پروژه

مدیریت پورتفولیوی و اولویت بندی پروژه های محصول جدید یکی از وظایف اصلی مدیریت است. دلایل مهمی که مدیریت پورتفولیوی را به یکی از وظایف اصلی مدیریت تبدیل ‌کرده‌است عبارتند از: (یزدانپناه،۱۳۸۸)

۱- مالی : بیشینه سازی بازده، بیشینه سازی سودآوری، و دستیابی به اهداف مالی

۲– حفظ موقعیت رقابتی کسب وکار: جهت افزایش فروش و سهم بازار

۳– اختصاص مؤثر و درست منابع کمیاب

۴– ایجاد رابطه بین انتخاب پروژه و راهبرد کسب و کار: پورتفولیوی تشریح راهبرد است پس باید از آن حمایت نماید.

۵– رسیدن به تمرکز: انجام ندادن بسیاری از پروژه ها به علت محدودیت منابع و تخصیص منابع به پروژه های بزرگ

۶– رسیدن به توازن: توازنی درست بین پروژه های بلند مدت و کوتاه مدت و پروژه های دارای رسیک بالا و ریسک پایین، سازگار با اهداف سازمان

۷– ایجاد ارتباط بهتر میان اولویتها در داخل سازمان به صورت عمودی و افقی

۸– ایجاد واقع بینی بهتر در انتخاب پروژه و رهایی از پروژه های نامطلوب

۲-۲-۱۱ جایگاه و مزایای مدیریت سبد پروژه در سازمان

در بسیاری از سازمان‌های پروژه ای که در آن فرهنگ سازمانی با قدرت فاصله زیادی دارد مدیران پروژه های سازمان می کوشند تا قلمرویی برای خود به وجود آورند و پروژه را با میل و اعتقاد خود مدیریت و هدایت کنند. عموما” مشاهده می شود که در صورت نبود یک نظام مدیریتی کلان ومتمرکز، پروژه های سازمان در تعارض با یکدیگر قرار می گیرند و مدیران پروژه برای اینکه بتوانند پروژه تحت رهبری خود را به بهترین نحو ممکن به اتمام برساند با سایر مدیران پروژه برای جذب منابع بیشتر می پردازند که در نهایت آنکه از این کشمکش زیان خواهد دید کل سازمان و مشتریان پروژه می‌باشند. از این رو مدیران ارشد سازمان باید سعی کنند تا با ایجاد توازن و تعادل بین نیازمندی های پروژه و انتظارات مدیران پروژه، عملکرد کل سازمان را بهبود و ارتقاء بخشند. مدیریت سبد پروژه رویکردی است که به موجب آن پروژه های سازمان جهت تحقق مأموریت سازمان هم‌راستا و مرتب می‌شوند و به تبع آن هزینه های تمام شده و زمان انجام پروژه ها به حداقل ممکن می‌رسند و سازمان سریعتر به منافع و اهداف خود نائل می‌گردد. به طور کلی برخورداری از رویکرد مدیریت سبد پروژه منافع و نتایج زیر را برای سازمان به همراه می آورد:

• • ارزش جمعی بالاتر برای سبد پروژه های سازمان

• • ریسک جمعی پایین تر برای سازمان

• • ساماندهی سرمایه گذاری های سازمان(بهره وری سرمایه)

• • تأثیرات سازمانی بیشتر با حجم سرمایه گذاری کمتر

• • تصحیح و مدیریت عملکرد بهتر در سطح کل سازمان

• • درک جامع از وضعیت عملکرد

• تضمین حسن همجواری بین پروژه های سازمان (مکانن،۲۰۰۷)

۲-۲-۱۲مدلهای مدیریت سبد پروژه

مدیریت سبد پروژه با توجه به شرایط و مفروضات محیطی و سازمانی را می توان در دو قالب و بر دو قاعده دو مدل زیر اعمال نمود:

• • مدل التزام سود^۱

• مدل التزام بودجه^۲

هر یک از مدل‌های مذبور با توجه به اینکه سازمان از لحاظ میزان بودجه تحت اختیار و التزام سود در چه وضعیتی قرار دارد، انتخاب می شود. حال به منظور شناخت بیشتر مدل‌های مذکور شرح مختصری از هر یک آورده می شود. (زارع اشکذری،۱۳۸۴)

۲-۲-۱۲-۱ مدل التزام سود

بر طبق مدل مذبور پروژه ها و برنامه های کاری حکم ابزارهایی را دارند که می توان به موجب آن ها درآمد سازمانی را افزایش داد. در این مدل تصمیمات و رفتارهای مشتری پروژه از اهویت ویژه ای برخوردار است و هر گونه نارضایتی از سوی مشتری می‌تواند مخاطره ای غیر اغماض را به همراه آورد. بدیهی است در سازمانی که این مدل جهت مدیریت سبد پروژه برگزیده می شود به راحتی نمی توان به هر طرح پروژه ای پاسخ مثبت داد و آن را اجرا نمود مگر اینکه اطمینان وجود داشته باشد که نتایج پروژه رضایت مشتری را جلب خواهد کرد. در این مدل محوریت ارزیابی و سنجش پروژه ها توجیه های اقتصادی است.

۱-Engagement Profitability

۲-Budget Alignment

بر طبق این مدل ابتدا مدیریت سبد پروژه با تشخیص پروژه های سود آور و بررسی منابع سازمانی آغاز می شود و سپس با رشد و توسعه مهارت‌های انسانی و سازمانی، توجه به بازار مصرف و محصول منعطف می شود. به بیان دیگر بر اساس این مدل منافع اقتصادی ناشی از نتایج پروژه است که مشخص می‌کند سمت و سوی سازمان باید چه جهتی داشته باشد.

۲-۲-۱۲-۲ مدل التزام بودجه

در این مدل تأکید بر آن است که بتوان از بودجه ای که در اختیار سازمان گذاشته می شود حداکثر بهره وری، راندمان کاری را اخذ نمود. بر اساس این مدل آنچه اهمیت دارد اولویت بندی و هدایت مجموعه پروژه هایی است که به بیشترین عایدی با توجه به بودجه محدود به دست آید. البته این پروژه ها ممکن است به طور مستقیم و در زمان کوتاه منافعی برای مشتریان اصلی پروژه در بر نداشته باشد. مدیریت سازمان در صورت اتخاذ این مدل ازآزادی عمل زیادی برای پذیرش و یا عدم پذیرش طرحهای پروژه برخوردار نیست و باید در خصوص تصمیمات خود در مجامع مختلف ‌پاسخ‌گویی‌ نتایج پروژه باشد. در این مدل محوریت با بودجه سازمان و توجیه های اجتماعی است. شکل زیر ماهیت و فلسفه مدل مذبور را نشان می‌دهد. (زارع اشکذری،۱۳۸۴)

(شکل ۲-۷) مدل التزام بودجه

در حقیقت مدل مذبور مؤید فرایند خطی است که چرخه حیات پروژه را ‌از آغاز شکل گیری تا فاز اختتام نشان می‌دهد. برطبق این مدل ابتدا تقاضای جدید از سوی ذی النفعان پروژه دریافت می شود و پس از آن، تقاضای واصله در دو بعدی بودجه-منفعت مورد بررسی قرار می‌گیرد. در گام بعدی برای هر یک از پروژه ها می بایست بررسی های تفصیلی مانند درخواست بودجه، تخمین ها، برنامه ریزی منابع و ساختار شکست کار انجام شود. همچنین در این مرحله برنامه زمان بندی برای پروژه های تأیید شده تهیه می شود.

در مرحله تحویل، پروژه های مصوب با توجه به زمان مقرر و بودجه مصوب به انجام می‌رسند و در نهایت عواید پروژه با توجه به اهدافی که از ابتدا برای پروژه تصور شده بود مورد ارزیابی قرار می گیرند و نتایج این ارزیابی در تصمیمات بعدی برای تخصیص بودجه سازمان برای پروژه های آتی به کار گرفته خواهند شد.

(شکل ۲-۸) ارتباط فرایندها در مدیریت پورتفولیوی

۲-۲-۱۳ تفاوت مدیریت پروژه و مدیریت پورتفولیوی چیست؟

در فهمیدن تفاوت بین مدیریت پروژه و مدیریت سبد پروژه ها ریال درک درست پورتفولیوی پروژه و پیاده سازی آن در سازمان، عامل اصلی و اساسی محسوب می شود. (کرزنر،۲۰۰۴،ص۸۶۴)

راشلین و استافر این تفاوت‌ها را برای پروژه ها به صورت زیر بیان کرده‌اند: